Au sujet des règles de convocation, d’information, de réunion et de délibérations (principaux éléments)
La présente ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.
- Convocation : aucune nullité des assemblées n'est encourue lorsqu'une convocation devant être réalisée par voie postale n'a pu l'être en raison de circonstances extérieures à la société.
- Documents d’information préalable : valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l'adresse électronique à laquelle elle peut être faite.
- Trois articles adaptent les règles de participation et de délibération des assemblées. L'article 4 autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres - et les autres personnes ayant le droit d'y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel - n'assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication. Vote à l'assemblée selon les autres modalités prévues.
- Quorum : sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.
- Dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d'assister aux séances ainsi qu'aux autres droits dont l'exercice suppose d'assister à la séance (tels que, par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance).
- Tenue des AG à huis clos : la modification du lieu de l'assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation… dès lors que les actionnaires en sont informés dès que possible par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée.
- Recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication (neutralisation de la condition tenant à l'existence d'une clause à cet effet dans les statuts) sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l'intégrité et la qualité des débats)
- Réunions des conseils : recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, autorisé pour l'ensemble des réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction. les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l'identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective.
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