CADRE ET PRATIQUES DE COMMUNICATION FINANCIÈRE - ÉDITION 2019

157 pratique lorsque les sociétés publient sur leur site les notes des agences de notations, les notes d’analyse ou le consensus les concernant. Elle préconise également de mettre en place des procédures permettant de répondre à l’obligation de synchronisation de la diffusion des communiqués à la presse et leur publication sur leur site ; n archivage des informations publiées : il est recommandé de prévoir un temps d’archivage suffisamment long pour les informations sensibles non constitutives d’une information privilégiée (informations réglementées, informations des assemblées générales), d’adopter une politique stable et harmonisée dans le temps par type d’information afin de respecter le principe d’information sincère et de renvoyer au site centralisé d’archivage national pour les informations qui ne sont plus en ligne. Par ailleurs, on observe les pratiques suivantes au sein des sites Internet des sociétés cotées qui visent à : n faciliter l’accès au calendrier financier à jour et au dernier communiqué de presse ; n présenter le cours de bourse, quasiment en temps réel, ainsi que l’historique des données boursières (cours le plus haut, cours le plus bas, volume de transactions, évolution des performances, etc.) ; n privilégier des libellés et des textes compréhensibles et conviviaux ; n prévoir, éventuellement, un glossaire et un «FAQ» sur les questions les plus courantes ; n inclure la possibilité de contacter la Direction de la communication financière (adresse électronique, coordonnées téléphoniques) ; n proposer un moteur de recherche efficient et des fonctionnalités techniques (inscription à des alertes ou à la réception de documents, liens vers des réseaux sociaux, etc.) ; n sensibiliser les équipes informatiques à la nécessité de mettre en place une architecture qui facilite la maintenance et la mise à jour de l’information financière. Conférences téléphoniques via Internet ( Conference calls ) et vidéo conférences À l’occasion d’une annonce importante, notamment des résultats ou le lancement d’une opération financière, les conférences téléphoniques (voire les vidéo conférences) retransmises sur Internet permettent de communiquer rapidement l’information de manière simultanée à un grand nombre de personnes, sans qu’elles aient à se déplacer, ce qui minimise les coûts et les temps de transport et permet de gérer les contraintes liées au décalage horaire. En diffusant au plus vite des informations plus détaillées et en étant à la disposition des analystes et des investisseurs pour répondre à leurs questions en une seule fois, ce mode de communication complète et, parfois même, se substitue à une réunion physique. Ces conférences sont accessibles à tous et elles sont annoncées par un communiqué de presse ; leur tenue est indiquée sur le site Internet de la société, avec un préavis suffisant. Elles sont archivées à la disposition du public, notamment de la communauté financière internationale travaillant sur des fuseaux horaires différents et restent consultables pendant un certain délai après l’événement. Elles se tiennent générale- ment en anglais.