CADRE ET PRATIQUES DE COMMUNICATION FINANCIÈRE - ÉDITION 2019

132 afin de répondre aux exigences du Règlement Abus de marché (voir Partie 1 - Section 5 «Obligation de communiquer au marché les informations privilégiées »), un comité spécialisé peut être composé des mêmes représentants, chargés d’identifier les informations privilégiées et de décider de leur publication immédiate ou différée ; dans ce second cas, ce comité devra s’assurer du respect des trois conditions requises pour le différé et du suivi des obligations afférentes (listes d’initiés et informations relatives au délai de publication). SÉCURISATION DES DONNÉES ET DES INFORMATIONS À PUBLIER Il est essentiel pour la Direction générale de l’entreprise, de s’assurer de la protection des données financières au moment de leur remontée pour consolidation et avant leur diffusion à l’extérieur, dans le cadre de l’information périodique ou permanente, ainsi que de toute information privilégiée. À cet égard, un audit régulier des processus de remontée, de validation et de contrôle des chiffres s’avère indispensable. CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES Charte de Communication Financière (Corporate Disclosure Policy) Une bonne maîtrise de la politique de communication financière élaborée par les dirigeants suppose que celle-ci obéisse à des procédures internes, qu’il est souhaitable de formaliser aussi précisément que possible afin de s’assurer de leur compréhension et de leur respect par les différentes personnes susceptibles d’être en contact avec des analystes, des représentants de la presse ou des investisseurs. Le processus de coordination et de validation des informations dans l’entreprise devrait être formalisé. Pour ce faire, l’ Investor Relations propose et fait valider, auprès du Comité exécutif ou du Comité de direction, une Charte de Communication Financière ou Corporate Disclosure Policy . Ce document a pour objectif de fixer le cadre dans lequel devra s’inscrire la communication financière. Une telle charte devrait impérativement mentionner : n les noms et coordonnées des porte-paroles de l’entreprise ; n la conduite à tenir par les responsables opérationnels et les salariés en général, en interne comme en externe, et notamment via l’utilisation des réseaux sociaux ; n les modalités de publication de l’information (périodes de reporting , quiet periods …) ; n le processus de validation des informations quant à la décision ou non de communiquer, la détermination du contenu, la vérification de l’exactitude des faits, le timing de publication.